Rengeteget változott a világ az elmúlt hetekben, amihez a munkáltatónak és munkavállalónak egyaránt alkalmazkodnia kell. Van, ahol csak javasolt, számos helyen viszont már kötelező az otthoni munkavégzés, elkerülendő a fokozott kockázatú helyeket: a tömegközlekedést, az egylégterű irodát, a munkahelyi étkezdét. A fizikai kontaktusok elkerülésével gőzerővel fordul mindenki a virtuális tér felé: az iskoláknak, cégeknek, intézményeknek nem pusztán jól felfogott érdeke egy jól működő távmunkarendszer hadrendbe állítása, hanem sokszor egyenesen a túlélésüket jelenti.
„Mi régóta a digitális lehetőségek felől nézzük a világot, az üzleti életet. Rengeteg innovatív eszköz áll rendelkezésre a távmunkához, amely természetesen nem ma került terítékre, de most aktuálisabb, mint valaha”
– mondja Balogh Attila, a T-Systems vezérigazgató-helyettese.
Ugyanakkor a cégek többsége nincs felkészülve ennyire rapid és ennyire komplex átalakulásra, hiába adottak a megfelelő technológiák. A szakember segítségével összegyűjtöttük, mire kell figyelnie, mit kell megfontolnia egy vállalatnak, ha el szeretné kerülni a tűzoltásból fakadó tipikus csapdákat.
1. A segítség mindig jól jön
Még a távmunkában már gyakorlottnak számító cégeknek is komoly fejfájást okozhat, ha tömegszerűen kell megteremteni a home office lehetőségét dolgozóiknak – ráadásul villámgyorsan. Ilyenkor jól jön egy megbízható partner, amelynél egy kézből hozzáférhető minden: az informatikai infrastruktúra, az eszközök, a rendszerintegráció.
Az sem árt, ha a szolgáltatónak van releváns tapasztalata a távmunkarendszerek kiépítésében és működtetésében:
a most kényszerűségből bevezetett folyamatok hosszútávon még versenyelőnyt is jelenthetnek a gyorsan és hatékonyan alkalmazkodó vállalatoknak.
2. Újragondolt folyamatok
Bár a jelenlegi helyzet annyira hiányzott, mint púp a hátunkra, mégis jó lehetőséget ad arra, hogy átgondoljuk a cégünk munkafolyamatait, régi beidegződéseit. Akár arra a felismerésre is juthatunk, hogy az sem feltétlenül baj, ha a korábbi munkamenetet nem tudjuk folytatni – hiszen lehet helyette egy jobb. Ne ijedjünk meg attól, ha változik a gondolkodásmódunk!
3. Személyes kommunikáció pótlása
Különösen az irodai munkavégzésben fontos a személyes kommunikáció, enélkül könnyen megugorhat a sorozatok nézettsége. Rengeteget segít az online meetingek megtartása, az információk folyamatos és zavartalan áramlása – ennek hatását az újdonság erejének alábbhagyásával egyre többen fogják a saját bőrükön érezni. A digitális remetéket kivéve mindenkinek hiányzik előbb-utóbb az emberi szó.
4. Távfejlesztés, távsegítség
Amikor a munkavállalók egészségének megőrzése a fő cél és napról napra változnak a személyes izoláció körülményei és szabályai, egyáltalán nem mellékes milyen az otthon upgrade-je, tud-e irodaként is működni. Ilyenkor fontos, ha helyszíni kiszállás nélkül, tehát a biztonságos távolból is bővíthető az informatikai infrastruktúra, ahogyan a céges hálózat biztonságos eléréséhez szükséges módosítások is megejthetők felhőalapú megoldásokkal, ráadásul mindez hét munkanap alatt.
5. Csúcsforgalomban is biztonságban
Egy-egy online meetingen vagy a fájlok megosztásával rengeteg szenzitív adat jön-megy a digitális térben. Szerencsére ma már távoli elérés esetén is tűzfallal és egyéb eszközökkel védett csatornákon lehet mindezt küldeni és fogadni.
6. Ami mehet magától, az menjen magától
Amikor megfeszített a cég működése, jelentős tehertől lehet megszabadulni a jellemzően pénzügyi, számviteli, üzemeltetési, adminisztratív és egyéb adatrögzítéssel járó tevékenységek automatizálásával. Ha ezek hosszútávon beépülnek a mindennapokba, az akár még előnyt is jelenthet békeidőkben.
7. Mjölnir házi használatra
A fizikai eszközök megléte és alkalmassága szintén nagyon fontos szempont. Nem kell feltétlenül a legújabb gamer gépre gondolni, de ha odahaza nincs megfelelő asztali számítógép, szükség lesz egy laptopra vagy tabletre – még akkor is, ha a munkához, a videó- vagy telefonos konferenciák lebonyolításához már egy okostelefon is megteszi.
8. Csak egészség legyen és sávszélesség
Ma már a munkavállalók saját használatra is megfelelő sebességű netet használnak. A hatékony távmunka enélkül gyakorlatilag elképzelhetetlen. De akkor sem kell kétségbeesni, ha nem a legmodernebb optikai kábelen csücsülünk: a T-Systems ajánlatában létezik olyan spéci, havidíjas mobilnettel feltuningolt router, amely képes szelektálni az adatforgalmat. Így szükség esetén a munkaügyek miatt megnövekedett adatforgalmat áttereli mobiladatra, miközben a gyerek törióráját sem zavarjuk az eredeti otthoni hálózaton.
9. Ha lehet, csak a részvevők hallgassák a megbeszélést
A távmunkához olyan kommunikációs eszköz kell, amely összességében biztonságos és üzembiztos, amit nem adja meg bármilyen webes alkalmazás.
10. A távmunka nem kényszer
A home office lehetőségének mostani kiterjesztését ugyan a körülmények kényszerítették ki, ugyanakkor a cég és az alkalmazott valójában egyaránt profitálhat belőle. Valójában már most is, hiszen ezzel könnyebb magunkat a kötelező társas távolságtartáshoz tartani. Szerencsés esetben pedig akkor is, amikor az élet visszatér a normál kerékvágásba, utóvégre a fiatal munkavállalók körében a home office az egyike annak a négy legfontosabb tényezőnek, amelyek a leginkább hozzá tudnak járulni a munka-magánélet egyensúlyához.
A munka, ahogyan a magánélet és általában az élet, nem áll meg, csak átalakul.
