Egy átlagos netező napi néhány tucat levelet kap, és kicsivel kevesebbet ír, de van, akinek több ezer üzenettel kell megbirkóznia minden nap. Mit tegyen, ha nem akar belehülyülni az emailezésbe? Ahány szakértő, annyi filozófia.
Amennyire hasznos, annyira félelmetes eszköz az email. Aki nem kezeli jól, az vagy kimarad mindenből, és előbb-utóbb elveszíti kapcsolatát a külvilággal, vagy belefullad a levéláradatba, és egész napját emailek írásával, olvasásával, törlésével, csillagozásával, színezésével, zászlócskázásával és filterezésével tölti.
Íme a megdöbbentő adatok: A netezők háromnegyedének első dolga, hogy megnézze az emailjét. 72 százalékuk naponta legalább egy, 39 százalékuk több mint két órát tölt emailezéssel. Átlagosan napi 34 emailt kapnak, de az üzenetek felének semmi köze sincs munkájukhoz. A naponta elküldött 24 email kétharmada válasz, egy beérkező üzenet másolata vagy továbbítása, és csak egyharmaduk származik közvetlenül a feladótól – ezt derítette ki egy tavaly zárult, másfél éves vizsgálat, amely 4000 brit felhasználó emailezési szokásait tanulmányozta.
A probléma jelentőségét mi sem érzékelteti jobban a szaktanácsadók és a szaktanácsok számánál. Komplett karriert lehet felhúzni arra, hogy egy életvezetési tanácsadó, logisztikai szakember vagy az átlagnál ügyesebb felhasználó elmagyarázza a többieknek, hogyan ne hülyüljenek bele saját levelezésükbe. A helyes emailezésnek létezik négyparancsolata, hétparancsolata, tízparancsolata, átfogó stratégiája, mesterszintű szakdolgozatban elemzett módszertana és kisebb könyvtárnyi szakirodalma – legyen elég itt megemlítenünk Jacek Gwizdka Az email-feladatütemezés stílusai: a takarítók és a raktárosok című munkáját, amely az Extended Abstracts on Human Factors in Computing Systemsben jelent meg 2004-ben, vagy Marc A. Smith és Andrew T. Fiore A perzisztens konverzációk vizualizációs komponensei című művét még 2001-ből.
A rendezett inboxhoz egyszerű és hatékony referenciarendszeren át vezet az út, állítja Sally McGhee, az általa alapított McGhee Productivity Solutions vezérigazgatója, aki kifejezetten az Outlook-felhasználóknak próbál segíteni tanácsaival. McGhee szerint a beérkező emailek alapvetően vagy utalásokat (referenciákat), vagy cselekvésre felhívó információt tartalmaznak. Az előbbieket érdemes külön mapparendszerben tárolni, hogy szükség esetén könnyen elő lehessen bányászni őket, az utóbbiakat meg végre kell hajtani, ami a legegyszerűbben egy to do-listába vagy naptárba illesztéssel készíthető elő.
McGhee második tanácsa, hogy mindenki szenteljen naponta legalább egy háborítatlan órát az emailezésnek – ez alatt az idő alatt ne telefonáljon, ne ugráljon, csak az inbox feldolgozásával foglalatoskodjon.
A harmadik tanács értelmében az emaileket szigorúan sorban, egyenként, felülről lefelé haladva kell elolvasni, megválaszolni vagy mappába rendezni – a tanácsadó szerint eleinte nehéz lesz megállni, hogy az ember ne csapongjon összevissza, de később kifizetődik a módszer.
A negyedik tanács értelmében minden egyes emailről, illetve az abban foglalt feladatról azonnal el kell dönteni, mihez kezdjen vele az ember - ebben segít a 4D nevű modell, amely a lehetséges döntések kezdőbetűiről kapta a nevét: Delete (kitöröl), Do (elvégez), Delegate (átruház), Defer (elhalaszt).
Amikor nagy mennyiségű információt kell feldolgoznunk, három fő kategóriába vagyunk sorolhatók, mondja Mike Gunderloy programozó, aki szerint már a legelején érdemes eldönteni, melyikbe tartozik az ember, és annak megfelelően alakítani a stratégiát. A kereső típusú felhasználók előzetesen alig rendszereznek, bíznak abban, hogy később úgyis megtalálják, amire szükségük van. A mappázók mindent olyan helyre tesznek, hogy később egy mozdulattal elő tudják venni, míg a köztes kategóriába tartoznak a címkézők, akik alapjában a keresésben bíznak, de azt szívesen megkönnyítik maguknak és a motornak bizonyos mankók elhelyezésével.
„Ha szívből utálod a mappázást, ellehetsz úgy is, hogy mindent örökre az inboxban hagysz; ismerek néhány igen sikeres emailezőt, aki pont ezt teszi. A másik véglet, hogy felépítesz egy több száz mappából álló barokk építményt, ami nagyszerűen beválhat, feltéve, hogy használod is”.
A programozó ezen kívül tanácsolja egy desktopkereső (Copernic, Microsoft, Google, X1), illetve egy rendszerező réteg (Leson, Omea) használatát. Érdemes az elküldött üzeneteket is értelmesen tárolni, és a könnyebb kereshetőség érdekében címkézni őket. Nagy segítséget jelentenek a virtuális mappák használata, illetve a szabályok beállítása, amelyek legalább részben automatizálják a rendszerezést. Gunderloy legegyszerűbb, mégis egyik legfontosabb alapelve a törlés: „Minden olyan üzenet, amelynek törlésére rá tudod szánni magad, eggyel kevesebb rendszerezendő üzenetet jelent, eggyel kevesebb üzenetet, ami lelassítja a keresést, és eggyel kevesebb üzenetet, ami miatt később aggódnod kell.”
Az online levelezőrendszerek (Gmail, Hotmail, Yahoo) üzemeltetői és a mailkliensek (Outlook, Thunderbird) fejlesztői rengeteg technikai segítséget nyújtanak az inbox automatikus karbantartására, a szpem kiszűrésére, az üzenetek címkézésére és rendszerezésére. A Google Gmailje a napokban állt elő a külön telepítendő Priority Inboxszal, magyarul a Fontos levelekkel, ahol a rendszer szerint elsőbbséget élvező üzenetek jelennek meg egy az inboxtól elkülönített virtuális mappában (miközben megmaradnak az eredeti inboxban is). A Gmail figyeli, melyik feladótól milyen gyakran érkeznek üzenetek, és főleg hogy a címzett válaszol-e rájuk, és ha igen, milyen mintázat alapján – így próbálja elválasztani a fontos leveleket a szeméttől. Kezdetben a szolgáltatás nem túl hatékony, mintha teljesen véletlenszerűen kapnák meg a levelek a „fontos” címkét, főleg, ha az ember sok listára iratkozott fel, de a rendszer tanítható, és elképzelhető, hogy ha valaki szeretettel gondozgatja, nevelgeti, idővel tényleg segít majd az elsőbbséget élvező üzenetek elkülönítésében.
Egész stratégiát dolgozott ki a bejövő emailek redukciójára és rendszerezésére Sid Savara, az analízisalapú személyiségfejlődés apostola, aki leginkább egy jóképű porszívóügynökre hasonlít, mégis mindenhez ért, az idézetek általi motivációtól a lámpaláz leküzdéséig. Ami az emailt illeti, nem is beszél akkora sületlenségeket: három fő részre tagolt stratégiájának első lépése a bejövő szemét mennyiségének radikális redukciója szpemfilterekkel, a hírlevelekről való leiratkozással, a Facebooktól és más szájtoktól érkező figyelmeztetők kikapcsolásával és az egyéb értéktelen üzenetek kifilterezésével.
A második lépés a humán feladótól érkező emailek számának csökkentése. Savara szerint nem a küldőkkel van a baj, hanem azokkal a tevékenységekkel, amiket az ember végez, és a csoportokkal, amelyekkel kapcsolatban áll – a redukció érdekében érdemes felszámolni az elkötelezettségekkel, és akkor emailt sem kap róluk az ember. A másik forradalmi meglátás, hogy ha valaki kevesebb mailt küld, akkor kevesebbet is kap – minden megírt üzenet 1,5-2 újabb bejövő mailt generál – , és ugyanez a helyzet a cc-zéssel is: elég csak az illetékesnek válaszolni, és nem minden cc-zett címzettnek, így csökken a bejövő üzenetek száma is.
Még egy kézenfekvő ötlet: ne válaszoljunk rögtön a bejövő üzenetekre. „Be kell vallanom, hogy gyakran szándékosan visszatartom a választ – írja Savara. – Azt hiszem, ha túl gyorsan válaszolok, azt a benyomást kelti másokban, hogy mindig elérhető vagyok nekik, és hogy nekem semmibe sem kerül válaszolnom a leveleikre.”
További hasznos tippek: mappázás, törlés, automatikus szűrők, draftok megírása és pihentetése, és a legtitkosabb fegyver, a nem válaszolás. Tényleg.