Gmailt használ levelezésre? Persze, hát ma már mindenki azt használ. És profi benne? Aha, azt csak hiszi! Mutatunk pár trükköt, ha csak a negyedét nem ismerte, már megérte ide kattintani. Ha mindet ismerte... hát, akkor már úgyis mindegy. Kárpótlásul itt egy kép Schmuck Andor meztelen felsőtestéről.
Mióta a Google kitalálta, hogy minden Gmail-fiók mellé ingyen odapakolja a Drive-ot, a naptárat, szövegszerkesztő, táblázatkezelőt (A Google+-tól most elegánsan tekintsünk el), nem is az a kérdés, hogy a Gmail a legjobb emailszolgáltatás-e, hanem az, hogy van-e bármi értelme a Gmailen kívül mást használni. És hát az a helyzet, hogy nem nagyon. Feltételezve, hogy nem Edward Snowden vagyunk. A Gmail egy remek szerszám, még úgy is, ha a tudásának csak a töredékét használjuk. Tudta például, hogy lehet a levelezőre rátelepíteni speciális Gmail-kiegészítőket? Nem? Akkor a következő bekezdésekben egy egészen új, csodálatos világ fog megnyílni ön előtt!
Kezdjük két olyan trükkel, amiknek már réges rég a Gmail alapszolgáltatásainak kellene lenniük: az offline mód, és a böngészőből automatikusan átvett email-linkek. Alapban a Gmail csak akkor működik, ha van netkapcsolatunk, ezt hidalhatjuk át ezzel a kiegészítővel (Windowson és Chrome alatt működik, ahogyan a cikkben ajánlott addonok túlnyomó része; de Gmailt egyébként is Chrome alól érdemes használni, ha már mind a kettő Google-termék). Ha feltelepült, netkapcsolat nélkül is tudunk levelet olvasni, írni, még keresni is közöttük - csak a küldéshez és fogadáshoz kell online-nak lennünk.
A mailto linkek automatikus átvételét meg lehet oldani mindenféle menükben könyékig turkálva is, de egyszerűbb arra is telepíteni egy kiegészítőt, az a Gmail mellett más rendszereket is tud kezelni. Innentől a weboldalakon a levélküldési linkek nem akarnak mindenféle külső programot, Outlookot és egyéb borzalmakat elindítani, hanem szépen átadják a feladatot a Gmailnek.
Az életünket nagyban megkönnyítő, és olykor meg is mentő trükköket találhatunk a Gmail saját laboratóriumában is, amit a Beállítások -> Labs menüpont mögött találunk. Itt olyan modulok rejtőznek a Gmailhez, amiket a Google mérnökei éppen most tesztelnek. Ezek általában már stabilan működnek, de még kísérletezgetnek velük, mielőtt odaadják az összes felhasználónak. Alapban ki vannak kapcsolva, de ha kíváncsiak vagyunk, bekapcsolgathatjuk őket. A leghasznosabb, amit mindenképpen érdemes bekapcsolni az Undo Send (magyarra állított verziónál: Küldés visszavonása) modul, ami azt tudja, hogy a levelek elküldése után egy rövid ideig még visszavonhatók maradnak, ha észrevennénk, hogy rossz címzettnek küldtük, vagy a szövegben olyasmi maradt, amit nem szeretnénk a címzett elé tárni, esetleg elpárolgott az a hirtelen haragunk, ami a levelet diktálta, és inkább visszacsinálnánk az egészet.
A Labs kínálatát mindenképpen érdemes végigböngészni, mi most még egy modult emelnénk ki, ez a Canned Responses (Előre megírt válaszok), a lusta emailíró legjobb barátja. Előre megírhatunk sablon válaszleveleket, amiket aztán egy gombnyomással küldhetünk el ipari mennyiségben, beérkezett levelekre válaszként. Sőt, akár szűrőt is készíthetünk, hogy bizonyos tárggyal vagy feladóval érkezett levelekre ezt dobja vissza a gép.
A legidegesítőbb dolog, amikor egy fontos emailre nem érkezik válasz, és fogalmunk sincs, hogy azért, mert a címzett még nem olvasta, vagy mert olvasta, csak direkt nem válaszol rá. Ennek a helyzetnek a megelőzésére egy sor email-nyomkövető kiegészítő létezik a Gmailhez, most hármat ajánlunk, a Mailtracket, a Sidekicket, és a Yesware Email Trackert. Mind nagyjából ugyanazt tudja: diszkréten jelez, ha a címzett megnyitotta a levelünket. Vagy akár nem annyira diszkréten, felugró ablakban.
Szerencsére nem vagyunk teljesen védtelenek az ilyen szemétségek ellen: feltelepíthetjük például az Uglyemail nevű appot, ami előre figyelmeztet, ha egy beérkező levelünket nyomkövetővel látták el. Egyelőre olyan programról nem tudunk, ami előre felderíti a nyomkövető-követőket, sőt, olyanról sem, ami álcázná az emaileket a nyomkövetőkövető-felderítés előtt.
Ha a leveleinket nem tudjuk álcázni, álcázhatjuk saját magunkat, például életét és vérét a cégért adó, sztahanovista munkaerőnek. Aki a Boomerang Gmail-kiterjesztést eddig erre használta, és most lebuktattuk, attól ezúton kérünk elnézést. A Boomerang annyit tud, hogy időzíthetjük vele a leveleink elküldését. Például hajnali fél háromra egy olyat, amiben jelezzük, hogy oké, elkészültünk a melóval. Vagy már este megírhatjuk a reggeli “bocs főnök, de ma nagyon beteg vagyok, itthon maradnék pihenni” emailt, amit aztán a Boomerang kézbesít helyettünk, míg mi alszunk. És így tovább, a lehetőségek kimeríthetetlenek.
Ugyanezt tudja a Mail2Cloud (leánykori nevén Mx Hero Toolbox), plusz emailkövetést, az elolvasás után 5 perccel önmegsemmisítő emaileket, a csatolmányként küldött fájlok megnyitását figyelő nyomkövetőt. Viszont ez már nem megy ingyen, csak 10 napig, utána havi pár dollárt ki kell érte csengetni.
Ha valaki nem csak a közvetlen ismerőseivel szokott emaileket váltani, sőt, akár teljesen ismeretlenek is írnak neki olykor (tipikusan ilyen például egy újságíró), jól jöhet neki bármilyen kis segítség, ami elárulja, hogy a név a levél feladó mezőjében kit is takar. Erre szolgál például a Rapportive, vagy a Fullcontact: egy levelet megnyitva a feladó emailcímére rákeresnek pár közösségi oldalon, és ha ezzel a címmel van felhasználó regisztrálva például Twitterre vagy Linkedinre, az adott profilokat szépen kilistázza egy névjegyre a feladóhoz, profilképestül, egyéb elérhetőségekkel. Különösen tréfás tud ez lenni, ha például egy habzó szájjal anyázó olvasói levélről van szó, ami mellett a névjegyen megjelenik a karótnyelt öltöny-nyakkendős igazolványkép, meg hogy az illető melyik minisztériumban dolgozik.
Na és azt tudta, hogy önnek valójában nem egy Gmail-címe van, hanem sok ezer? A Gmail ugyanis az emailcímekben a felhasználónévnél, vagyis a kukac előtti részben nem vesz tudomást a . karakterekről, illetve a +-ról, és ami utána jön. Magyarul ha az ön címe mondjuk gipszjakab@gmail.com, akkor ebbe a fiókba megkapja a gipsz.jakab@-ra, a g.i.p.s.z.j.a.k.a.b@-ra, sőt, a gipszjakab+dezoxiribonukleinsav@-ra érkező leveleket is. Hogy ez miért jó? Hát azért, mert ezekre később könnyen tudunk szűrőket készíteni. Például mindenféle online regisztrációnál használhatunk egy +reg szócskával kiegészített verziót az emailcímünkből, aztán ezeket a Gmailben leszűrhetjük egy külön mappába, hogy ne zavarjanak. Vagy hivatalos ügyekre használhatjuk a gipszjakab@-ot, magánlevelekre meg a gipsz.jakab@-ot, és egy szűrővel később máris két emailfiókunk van egy helyett.
A Gmail jelenleg alaphangot 15 giga tárhelyet kínál a leveleinknek (plusz a Drive-ban a dokumentumainknak és a Google+ fotóknak), céges Google Apps-rendszerekben 30-at. Ez első ránézésre rengetegnek tűnik, de aztán az embernek elkezdik küldözgetni a rokonok a nyaralási fotókat, esetleg felkerül egy-két elvetemültebb PR-ügynökség sajtóközleményes címzettlistájára, és hipp-hopp, máris sikít a levelező, hogy elfogyott a helye. Ennek a katasztrófának a megelőzésére ajánlunk két módszert.
Az unroll.me végignézi a fiókunkat (ez akár negyed órába is beletelhet, ha sok benne a levél), és kigyűjti nekünk a levelezőlistákat, hírleveleket, amikre fel vagyunk iratkozva. Ezekről aztán ott helybe le is iratkozhatunk. Az ember nem is gondolná, hogy mennyi ilyenen van rajta a neve, nálam több mint százat fogott az alkalmazás, amiből legalább 90-re nem is emlékeztem, hogy hogyan kerültem rá.
A Findbigmail pedig pontosan azt teszi, amit a neve sugall: átfésüli a leveleinket, és kimazsolázza azokat, amelyek sok helyet foglalnak. A mappáink között nyit is három újat, az 5 és 20 megabájt felettieknek, illetve a 20 legméretesebbnek. Villámgyorsan tudunk vele több gigát felszabadítani, és nem is kell bonyolult kereséseket és szűrőket készítenünk rá.
Vagy ha egyszerűen van önben némi egészséges paranoia, hát miért ne vértezze fel a leveleit némi titkosítással? Nehogy már az NSA, vagy akár a Google csak úgy beleolvasgasson! A Securegmail kiterjesztés helyben lekódolja a leveleit, és azok a Google szervereire már titkosítva érkeznek meg, csak akkor tudja a címzett elolvasni, mit írt, ha nála is fenn van a szoftver, és ismeri a jelszót, amivel ön letitkosította a levelet. Annak a problémának a megoldását, hogy hogyan juttatja el a jelszót a címzetthez lehallgatásbiztosan, már önre bízzuk.